Une donnée sécurisée et fiable.
Diam Bouchage conçoit, produit et commercialise des bouchons en liège technologiques.
Cette société est le leader sur son marché et possède une expérience forte dans son domaine.
Diam Bouchage en chiffres, c’est :
- 2,7 milliards de bouchons produits et commercialisés par an
- 3 catégories de bouchons : vins tranquilles, vins effervescents, spiritueux
- Une présence dans 80 pays
- 610 collaborateurs répartis sur 3 sites de production (France, Espagne et Portugal)
- +16 000 clients
- 80% des ventes réalisées à l’export
- 232 Millions de CA en 2021
Le besoin initial
Diam Bouchage travaille à l’international principalement. En tant que producteur et expéditeur de bouchons, toutes les équipes ont besoin d’avoir une visibilité sur leurs activités : production, expédition, gestion et facturation des clients, maintenance, consolidation financière, stocks, ventes, prévisions des ventes, états des machines, qualité des bouchons, sécurité, logistique, etc.
En revanche, pour essayer d’avoir cette visibilité, chaque collaborateur était dépendant de la DSI qui devait collecter et rassembler les informations via des macros, des programmes ou encore des bases pour réaliser des tableaux de bord dans Excel. Sans compter sur le fait que certains collaborateurs pouvaient modifier des macros sans vraiment savoir ce qu’ils faisaient. Cela impliquait que les informations transmises ne reflétaient pas réellement l’activité de la société, ce qui est un véritable besoin pour les équipes de Diam Bouchage.
Au sein de Diam Bouchage, les équipes travaillent principalement sur Sage. Pour Damien Bonte, avant l’utilisation d’un outil de BI, réaliser des reportings nécessitait beaucoup de temps pour avoir l’information.
La conséquence ? Impossible d’avoir accès aux expéditions et autres activités en temps réel. Les manipulations nombreuses ne permettaient pas de réaliser les reportings aussi souvent que souhaité.
Autre incidence de ces tâches de reporting trop chronophages et pas automatisées : les analyses étaient compliquées et les réunions se résumaient à une perte de temps à comprendre les données plutôt que de discuter des actions à mettre en place.
Pour autant, Damien et son équipe collectent de nombreuses données provenant de plusieurs sources :
- Production des bouchons
- Maintenance
- Consolidation financière
- Stock
- Etats des machines etc
Toutes ces informations proviennent de logiciels, ERP, serveurs SQL, bases externes et plusieurs fichiers plats. Au total, c’est plus de 10 sources de données utilisées.
L’enjeu était donc de tout centraliser dans un entrepôt de données pour récupérer les informations dans un endroit unique, de simplifier le travail de chaque collaborateur pour gagner en efficacité et permettre de partager les informations afin d’avoir une visibilité sur l’activité globale de l’entreprise en temps réel.
Les besoins
- Avoir une meilleure visibilité sur leurs activités : production, expédition, gestion et facturation des clients, maintenance, stocks, etc…
- Chaque collaborateur a des droits distincts sur la collecte et construction de la donnée
- Automatiser les tâches chronophages
Les bénéfices
- Gagner à tous les niveaux : temps, productivité, argent
- Une donnée sécurisée et fiable
- Une utilisation concrète dans tous les services pour améliorer la communication
" Nous voulions un outil de BI simple d’utilisation qui permet à tous les collaborateurs de devenir autonomes."
Damien Bonte
Administrateur systèmes et bases de données.
Déploiement de la solution MyReport
"MyReport est devenu central au niveau de l’entreprise. Il n’y a pas un jour sans que je me connecte à MyReport."
Damien Bonte
Administrateur systèmes et bases de données.
Le choix de s’équiper de MyReport a été motivé par plusieurs éléments :
- Les préconisations de l’intégrateur
- Le DAF qui avait déjà utilisé l’outil dans une précédente société
- La réactivité de MyReport
- La connexion entre MyReport et Sage
- La simplicité d’utilisation
- Les évolutions de l’outil
Lors de la mise en place de MyReport Essential, et quelques années plus tard de la migration vers la dernière version de la solution, Diam Bouchage a été accompagné par les experts de MyReport. Damien Bonte a eu des réunions de cadrage avec des consultants et a été accompagné pour migrer tous les modèles utilisés par les collaborateurs.
Lors du passage vers MyReport BE, Diam Bouchage en a profité pour couvrir de nouveaux besoins. Les retours ont mis en avant la facilité d’usage de la solution, qui est très accessible à tous les collaborateurs.
Effectivement, chez Diam Bouchage, ce sont 70 collaborateurs de différents services qui utilisent MyReport au quotidien.
Les bénéfices apportés par MyReport.
Gagner à tous les niveaux : temps, productivité, argent
Diam Bouchage a rencontré de nombreux gains à l’utilisation de MyReport.
Pour commencer, le temps de création des reportings a été divisé par 3. Comment ? Car toutes les tâches chronophages ont été automatisées. Effectivement, avant la mise en place de MyReport, la DSI passait des heures à essayer de récupérer les données alors que maintenant c’est très simple.
D’autre part, Damien Bonte et son équipe ont mis en place des modèles qui sont ensuite utilisés par les collaborateurs pour leurs besoins selon leur activité. De cette manière, les collaborateurs ne sont plus dépendants de la DSI et la DSI est plus sereine quant à l’utilisation des données.
Les reportings sont mis à jour et envoyés automatiquement aux collaborateurs concernés selon des règles préétablies. Cela signifie qu’ils n’ont plus besoin de préparer leurs demandes, rapports et autres. Ils ont juste à ouvrir les fichiers transmis.
Enfin, en temps normal, 1 ETL tourne par jour. Lorsque c’est nécessaire, notamment en période de clôture, l’ETL finance tourne toutes les heures afin de gagner en productivité.
Une donnée sécurisée et fiable
Au sein de Diam Bouchage, la mise en place de MyReport a permis de centraliser toutes les données provenant de nombreuses sources dans un entrepôt de données unique. Cela permet d’avoir un accès rapide aux informations et de faire des filtres simplement pour obtenir et diffuser les datas nécessaires aux collaborateurs.
Le déploiement de MyReport a aussi et surtout permis à l’entreprise d’augmenter la sécurité de ses données grâce à un accès contrôlé des utilisateurs.
Enfin, les données sont contrôlées via la mise en place d’alertes lorsqu’une information est mal saisie ou manquante dans l’ERP. Par exemple, l’équipe ADV est alertée lorsqu’une nouvelle fiche client est créée. Un process de data quality management a donc été mis en place.
"Il y a un vrai intérêt à utiliser MyReport pour l’entreprise."
Damien Bonte, Administrateur systèmes et bases de données.
Une utilisation concrète dans tous les services pour améliorer la communication
Tous les services de Diam Bouchage utilisent MyReport, en voici plusieurs exemples :
- Tous les matins, la liste des départs des commandes de la journée est envoyée
- Les balances AG sont envoyées tous les mois aux commerciaux
- Les prévisions des ventes sont envoyées une fois par semaine
- Tous les lundis, les factures sont envoyées aux commerciaux en Champagne afin qu’ils les valident
- Les immobilisations en cours sont réalisées tous les mois
- Tous les vendredis, les départs de commandes prévus pour la semaine suivante sont envoyés aux équipes commerciales
- Les statistiques des équipes commerce et marketing sont envoyées via Messenger
- 1 fois par mois, l’inventaire des stocks est réalisé avec MyReport
Toutes ces informations diffusées permettent aux différentes équipes de mieux communiquer entre elles et surtout d’avoir une vision unifiée et à 360° de l’activité de l’entreprise.
"MyReport est devenu vital."
Damien Bonte, Administrateur systèmes et bases de données.