MyReport Builder – Le reporting dans Excel

L’application logicielle MyReport permet à l’utilisateur de faire ses reportings en toute autonomie et d’analyser les performances de son entreprise grâce au module Builder.

Le module Builder permet de créer des rapports directement dans Microsoft Excel à l’aide d’une interface totalement intégrée. L’outil va chercher l’information directement dans les sources de données existantes de l’entreprise pour avoir toujours des données à jour et éviter tout risque de ressaisie.

MyReport Builder est un module de la suite MyReport qui propose une chaîne complète de business intelligence allant du data management à la datavisualisation en passant par la data analyse.

A qui s’adresse MyReport Builder ?

  1. Vous avez des difficultés à mettre la main sur vos données ?

Vous n’arrivez pas à accéder aux données dont vous avez besoin pour faire vos reportings sans devoir faire des exports fastidieux ? Vous n’avez pas accès à ces données et devez solliciter votre DSI pour chaque extraction ?

En effet, les entreprises ont de plus en plus de difficultés à rendre les données accessibles à ceux qui en ont besoin. Souvent, l’essentiel des données de l’entreprise sont gérées par un service en interne comme le DSI. Cela rend les directeurs de services dépendants de l’IT pour pouvoir obtenir les informations dont ils ont besoin. A titre d’exemple, si la personne en charge de ces données part en congés, il n’y a pas d’autre choix que d’attendre son retour… avouez que c’est contraignant ! En tant que directeur ou directrice de service, vous devez avoir vos données accessibles partout dès que vous en avez besoin.

2. Vous êtes dépendant d’un collaborateur qui maîtrise Excel ?

Excel est un outil très complet mais aussi très complexe. Souvent, l’aide d’un collègue expert en Excel est nécessaire pour construire un rapport de qualité. De plus, sur Excel, on perd beaucoup de temps à refaire le même travail d’un mois sur l’autre ou d’une semaine sur l’autre. Lorsque l’on veut mettre à jour un reporting, il faut réexporter les données, refaire les mêmes tableaux, et soigner à nouveau la forme et la présentation…  C’est donc beaucoup de temps perdu sur des taches à peu de valeur ajoutée au détriment de l’analyse que l’on souhaiterait privilégier. Toutes ces étapes successives rendent le dispositif de construction du reporting très fragile, et difficile à fiabiliser.

MyReport Builder, qu’est-ce que c’est ?

C’est un outil d’élaboration des tableaux de bord, accessible depuis la barre d’outils d’Excel.

Il est directement connecté au datawarehouse de l’entreprise, qui concentre toutes les sources de données (fichiers plats, entrepôts de données…) dont elle dispose. MyReport Builder cherche les données dans différentes sources, puis les agrège et restitue le résultat dans Excel. Il institutionnalise la donnée mais donne un espace d’expression de travail dans l’analyse et la compréhension pour l’utilisateur.

   1. Zoom sur 3 fonctionnalités clés de MyReport :

• La rupture permet de décliner un tableau en fonction d’un champ. Le tableau peut être découpé en colonne, en ligne ou en feuille. Cette fonctionnalité permet de compartimenter l’information en fonction des critères que vous souhaitez mais aussi de rendre plus visible une donnée complexe.
• La création de graphique combiné offre la possibilité de faire un graphique en comparant des données, l’une en histogramme et l’autre en courbe. C’est une fonctionnalité qui existe sous Excel mais très compliquée à réaliser, car elle nécessite de préparer les tableaux en amont, d’aller chercher les séries de données, d’y associer la courbe, et de superposer les graphiques. Avec le Builder, le graphique se fait en quelques clics seulement.
• Le Multi-Report permet de croiser des sources de données multiples qui proviennent par exemple de l’outil de comptabilité et du logiciel de gestion commerciale. MyReport Builder offre la possibilité de croiser des sources différentes dans un même report afin d’enrichir ses analyses tout en assurant la fiabilité des données.

2. Le choix d’Excel

MyReport Builder s’appuie sur Excel en tant qu’outil de restitution car c’est un support universel et présent sur tous les postes de travail. Tout le monde connaît Excel, et même s’il est parfois décrié par les services informatiques car il ne permet pas d’institutionnaliser les informations qui y sont stockées, il reste utilisé partout. Ainsi MyReport Builder s’adosse à Excel comme support de présentation et de restitution de la donnée. MyReport Builder est l’intermédiaire entre l’ensemble des sources de données et la représentation visuelle de ces données sur Excel. En outre, le module Builder simplifie l’emploi d’Excel en y intégrant toutes ses fonctionnalités avancées accessibles sans la nécessité d’utiliser des formules complexes.

Pour aller plus loin les utilisateurs peuvent ensuite envisager un partage des analyses dans le web, avec notre outil de data visualisation  MyReport Center Suite.

Les bénéfices du Builder

• L’autonomie : l’utilisateur devient autonome dans le traitement, la compréhension et l’analyse de ses données. Cette autonomie confère de la satisfaction pour l’utilisateur car il n’est plus dépendant de l’IT, et construit ses rapports plus rapidement. Le Builder réconcilie l’IT et les métiers, car il apporte à l’utilisateur l’autonomie dont il a besoin sans solliciter continuellement les services informatiques.

« Après quelques jours de formation, nous étions autonomes dans l’utilisation de MyReport qui nous permet de gagner du temps au quotidien pour nos reportings » Martial Riallin (Directeur Général – Sabre France)

• La simplicité : les gens qui utilisent MyReport sont des utilisateurs heureux car le Builder leur simplifie l’emploi d’Excel. Le Builder est un outil intuitif. Il n’est pas nécessaire d’avoir des connaissances en code ou en informatique pour construire ses tableaux. Il se paramètre avec des gestes simples : cliquer, glisser/déposer, cocher.

« Utiliser l’application ne nécessite aucune compétence technique avancée. Le fait de travailler sous Excel en lien direct avec nos données est un vrai plus ! » Ivan Tortet (Directeur Financier de Deezer)

• Le gain de temps : les utilisateurs gagnent du temps en utilisant MyReport qui génère ainsi de vrais gains de productivité.

« L’hétérogénéité de nos bases de données rendait impossible la tenue des échéances de diffusion des tableaux de bord. Avec MyReport, nous les produisons en 10 minutes par mois, contre 2 jours auparavant »     Isabelle REGNIER (Directeur financier – Cité de l’Espace).

La finalité de ces bénéfices concentre la vraie valeur ajoutée de MyReport qui est la compréhension de la donnée : la collecter, la comprendre, et la partager.