La complémentarité entre reporting et tableau de bord

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Restituer mes données dans un reporting ou dans un tableau de bord ? Dans Excel ou sur le web ?  Telle est la question que tous les utilisateurs de solutions d’analyse de données et/ou de data visualisation se sont déjà posée au moins une fois. Pas facile d’y répondre sans en soulever 10 autres. Alors pour vous simplifier la vie, voici quelques éléments de réponses, basés sur notre expérience et celle de nos utilisateurs !

Commençons par vous dire qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse. En effet, le choix de réaliser un reporting ou un tableau de bord dépend majoritairement de votre objectif.

Petit rappel sur la différence entre reporting et tableau de bord

Le reporting est une photographie d’une situation à un instant T. Son objectif : permettre à l’utilisateur d’avoir un regard global sur son activité et sur les indicateurs de performance qui l’intéressent, via des chiffres bruts.

Le tableau de bord quant à lui permet d’analyser et de mettre en perspective des indicateurs en temps réels. Son objectif : aider les décideurs à prendre de bonnes décisions rapidement. On y fait figurer que les informations pertinentes et essentielles au pilotage de l’activité. Pour en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez consulter notre article « Quelles différences entre le reporting et le tableau de bord de pilotage ? »

Reporting et tableau de bord : deux outils au service du pilotage de l’activité

Voici un tableau comparatif de l’utilisation du reporting et du tableau de bord :

ReportingTableau de bord
– Réaliser des calculs à partir de « stats jetables »
– Comprendre l’origine des données
– Explorer et découvrir
– Préparer les tableaux de bord destinés à être restitués sur le web
– Disposer de données de référence
– Partager les données clés de l’entreprise
– Communiquer l’état d’avancement d’un projet
– Fédérer autour d’un objectif commun
– Prendre des décisions

On a donc d’un côté le reporting…

Comme précisé en début d’article, il s’agit d’une photographie à un instant T.

C’est un outil qui doit vous permettre d’avoir un regard global sur une activité, sur un service ou sur l’ensemble de l’entreprise. Il s’agit de la production de chiffres et d’indicateurs bruts facilitant la compréhension.

Ainsi, le reporting collecte et traite les données. On y exerce ce que l’on appelle le crunch de données, ou le datamining. Le principe est simple : on calcule, on contrôle et on explore la donnée, que l’on peut manipuler grâce à la réalisation de « stats jetables ».

Côté métier, notons que l’analyse financière est maintenue dans Excel.

Précisons qu’Excel est le point de départ pour l’élaboration des tableaux de bord, puisque la donnée est plus facile à y manipuler.

… et de l’autre le tableau de bord.

Il permet de transformer des données en information afin d’agir. On revient donc sur la notion de mise en perspective indiquée précédemment.

L’objectif d’un tableau de bord est d’aider les dirigeants à la prise de décision immédiate. L’information est forcément priorisée et doit donc être très facilement compréhensible. Le but n’est pas de retranscrire l’ensemble des données de l’entreprise, mais uniquement les informations pertinentes qui permettent de suivre l’évolution d’une activité ou d’un service.

C’est ici que la data visualisation entre en piste et permet de mettre en valeur dans un contexte précis une histoire pour présenter les données. Les KPI’s sont clairement mis en évidence et les données sont flexibles, interactives et mises à jour en temps réel.

On peut donc créer dans le Web un sanctuaire des données clés de l’entreprise auquel tout le monde accède en un clic. C’est un excellent élément de partage qui doit être placé au cœur de l’entreprise.

Chez Report One par exemple, nous avons fait en 2020 un gros bond en avant dans le déploiement de nos dashboards. Pourquoi ? Parce que le télétravail a créé de nouveaux usages et de nouveaux besoins en matière de communication. Et ce déploiement s’est révélé très structurant pour nous !

Notez qu’il est essentiel de faire vivre votre tableau de bord. Cela suppose donc qu’il soit constamment alimenté grâce aux observations qui vont être faites à partir des reportings.

Les retours de nos utilisateurs

Lors de notre dernier Club utilisateurs, nous avons demandé aux participants de nous partager à la fois ce qu’ils pilotent et ce qu’ils souhaiteraient piloter sur Excel et dans le Web. Cette activité a généré de nombreux échanges, que nous vous partageons ici :

Complémentarité reporting et tableau de bord

Ce qu’il en ressort avant tout, c’est que tous les services de l’entreprise sont concernés par la création de reportings et de tableaux de bord : Finance, Commerce, Marketing, RH ou SI, personne n’échappe à la donnée.

Voici ce que l’on peut noter, selon les services.

Le service Finance

Il a plus tendance à travailler dans Excel pour réaliser son suivi de trésorerie, sa gestion de budget ou encore son analyse comptable. Le reporting, c’est un peu son cœur de métier il faut dire ! Cela lui permet d’avoir une vue détaillée de son activité, ce qui lui est essentiel pour piloter la performance de l’entreprise. Il utilise tout de même des tableaux de bord afin d’avoir un retour plus « visuel » de certaines données, comme son EBE réel N vs N-1, ou encore pour faire de l’analyse prévisionnelle.

Le service Commerce

Il travaille davantage dans le Web. Et c’est normal, puisque le Directeur Commercial utilise les tableaux de bord pour partager les informations clés à ses équipes comme l’avancement des objectifs et le suivi du CA ou du volume des ventes. Le tableau de bord est indispensable au Directeur commercial pour piloter efficacement ses forces de vente !

De plus, le tableau de bord est un véritable atout en situation de mobilité : la restitution web en responsive design permet de le consulter n’importe quand et depuis n’importe quel device (tablette, smartphone ou PC). Ce qui facilite fortement les usages des équipes commerciales, très nomades.

Mais là encore, Excel n’est jamais très loin : détail des ventes, suivi des stocks, listing client par catégorie de produit… certaines données ont besoin d’être explorées dans un reporting.

Le dirigeant

Il privilégie plutôt les tableaux de bord, qui se révèlent être un véritable cockpit pour lui puisqu’ils sont indispensables pour assurer un suivi efficace de l’activité de son entreprise et prendre des décisions. Les membres de son comité de direction peuvent ainsi lui faire remonter les KPI’s les plus importants. Et surtout, il est en mesure de les consulter où qu’il soit, quand il en a besoin et sur n’importe quel device.

Vous l’avez compris, reportings et tableaux de bord sont complémentaires et leur combinaison est la clé d’un pilotage réussi !

La principale différence finalement entre le reporting, qui est plutôt établi dans Excel et le tableau de bord, qui est a priori restitué dans le web (même si, comme vous le savez, il est possible de créer des tableaux de bord dans Excel), résulte dans leur objectif, et donc dans leur conception.

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