Comment faire un bon reporting ?

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Découvrez dans cet article les bonnes questions à se poser et les bonnes pratiques à suivre pour réaliser un reporting de qualité : quel est son objectif, à qui est-il destiné, quels indicateurs utiliser?

En bonus : un modèle de reporting à télécharger à la fin de l’article !

Le reporting sert-il à rendre des comptes ?

C’est le raccourci que font bon nombre de managers. Mais le reporting n’est pas que du « flicage ». Contrairement à cela, cet outil permet de mettre en exergue, sur une période donnée ou sur une activité en particulier, les éléments principaux qui vous permettront d’effectuer une analyse précise. Il doit être un guide, une inévitable pause temporelle, qui vous permet de prendre du recul sur les résultats passés. Notre nouveau produit s’est-il vendu à la hauteur de nos objectifs ? Quel segment de clientèle est le plus réceptif ?

Au-delà de l’analyse et des enseignements qu’en fera le manager directement concerné (le directeur commercial ou marketing), le reporting a pour vocation d’informer sa hiérarchie, mais aussi d’autres services de l’entreprise, des résultats obtenus.

Comment la masse salariale de mon entreprise a-t-elle évolué sur la période en 2018/2019 ?

« Que s’est-il passé ? Pour quelles raisons ? Quelles sont les prochaines étapes ? » Voilà des questions auxquelles tout reporting construit intelligemment se doit de répondre. Celui-ci nourrit les prises de décisions les plus stratégiques d’une entreprise et ne doit pas être négligé .

Outil de réflexion, voire de décision, toute l’efficacité d’un reporting résidera dans une structuration claire, synthétique et cohérente des données chiffrées.

Le reporting : l’outil d’excellence de la lisibilité des données

Produire un reporting est un exercice périlleux qui commence par beaucoup de questionnements :

  • Quel est l’objectif de mon reporting ? (exemple : savoir quelle est la zone géographique la plus dynamique en CA sur un produit donné pour définir les opérations commerciales à mener)
  • Quelles données intégrer ? (exemple : le CA sur ce produit découpé par zone géographique, les budgets investis par zone en publicité, opérations commerciales…)
  • Sur quelle période porte mon analyse ? Puis-je la comparer à une période antérieure ? etc.

Une fois les questions posées et les réponses apportées, ce sera la concision de votre reporting qui importera. Pensez-vous que votre direction souhaite être submergée de données ? Pensez-vous qu’elle aura le temps de tout appréhender ? Aussi, pensez-vous que vous êtes le seul à lui faire votre reporting ? La réponse est non, c’est la raison pour laquelle vous devez être concis et proposer un visuel approprié pour apporter un maximum de lisibilité à votre reporting.

Découvrez notre solution de pilotage et de reporting, MyReport Business Evolution, grâce auquel vous allez pouvoir, de manière simple et efficace, créer des indicateurs pertinents et compréhensibles par tous.  

Optez pour des éléments très visuels plus faciles à comprendre en survol qu’un long texte : des graphiques, des courbes, des cartes. Utilisez des couleurs pour mettre en exergue les éléments importants mais faites-le avec parcimonie. N’oubliez pas que si tout est en couleur, plus rien ne sera visible. (exemple : les chiffres sont accompagnés de visuels représentatifs). Un bon reporting doit tenir sur une feuille A4.  

« Allez à l’essentiel !

Pour réaliser un bon (très bon) reporting, privilégiez la qualité à la quantité. Mieux vaut choisir quelques indicateurs pertinents plutôt que de noyer vos lecteurs (collaborateurs ou direction) sous une masse d’informations. Pensez simple, votre reporting n’en sera que plus bref, concis et lisible.

Le bon indicateur, pour qui ?

Véritables outils d’aide à la décision, prenez un soin particulier à bien choisir vos indicateurs. Et pour les sélectionner, n’oubliez pas que ces derniers sont dépendants du public concerné.

Pour chaque indicateur, vous devez choisir la mise en forme qui vous semble la plus synthétique.

Vous pouvez ainsi opter pour :

  • La courbe pour démontrer une évolution,
  • La jauge pour comparer un réalisé et un objectif,
  • Le tableau pour donner une synthèse générale (avec des alertes de lecture pour mettre en avant des chiffres clés,…)

Les indicateurs ne sont pas anodins et permettront d’appuyer clairement vos reportings.

Parallèlement, il est essentiel de se poser une question : pour qui construisez-vous ce reporting : pour vous-même ? pour vos équipes ? pour votre direction ? pour d’autres services de l’entreprise ? En fonction des profils que vous adressez, les indicateurs à mettre en avant ne seront pas forcément les mêmes. Par exemple, le service financier sera sensible à la rentabilité d’un projet, au coût de la réalisation et aux bénéfices attendus alors que le service marketing sera, quant à lui, réceptif aux retombées du projet en termes de notoriété et de captation de parts de marché.

« Si vous êtes amené à effectuer votre reporting de manière périodique, prenez soin de ne choisir que des indicateurs que vous pourrez suivre dans le temps. Un indicateur renseigné à intervalle régulier a plus d’utilité et d’impact que celui qui n’est présent que dans un reporting sur deux. A quoi bon faire des reportings si vous ne pouvez pas vous appuyer sur des éléments de comparaison d’un mois ou d’une année à l’autre ? »

Si votre reporting est transverse et s’adresse à différents profils, n’oubliez pas de permettre son accès au plus grand nombre. Pour cela, il faudra alors mettre aux oubliettes la technicité et dire bonjour à la simplicité, afin de donner plus d’efficacité à vos reportings. Notons que la technicité est rarement efficace si vous souhaitez être compris de tous !

Si vous souhaitez télécharger au format Excel un modèle de reporting, cliquez ici :

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