Comment établir son budget prévisionnel ?

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Etablir son budget prévisionnel pour l’année à venir est une étape indispensable dans le développement de votre entreprise.  

Pourtant l’exercice est loin d’être simple !  

Vous êtes dirigeant de PME ? Difficile de savoir par où commencer ! Tous vos process ne sont pas encore bien établis et vous pensez déjà à la migraine que vous allez attraper pour anticiper tous les postes qui vont impacter vos finances l’année prochaine … 

Au contraire, vous encadrez une structure plus importante ? Comment gérer le casse-tête de la remontée d’info de tous les services, parties prenantes du budget ? sans parler des allers retours qu’il va falloir organiser pour élaborer la V2 (parce que oui, on vous prévient tout de suite : il y’aura une V2 !) Accrochez-vous l’exercice est riche d’enseignement !  Votre budget reflète une estimation réaliste des dépenses et des recettes afin d’anticiper vos futurs résultats. Grâce à lui, vous allez planifier vos besoins en trésorerie, revoir vos objectifs à la hausse ou à la baisse et donner une ligne directrice à vos équipes. C’est la feuille de route que vous allez suivre tout au long de l’année et autant de questions que vous n’aurez plus à régler au dernier moment au moment de prendre des décisions ! En d’autres termes, c’est la traduction de votre plan stratégique sur une année précise. 

Mais admettons-le, c’est un exercice peu évident surtout en période économique incertaine ou la notion de temporalité et d’agilité deviennent indispensables. Nous vous aidons ici, en vous délivrant quelques conseils pour créer votre budget prévisionnel. 

Pourquoi établir son budget prévisionnel?  

Le budget prévisionnel est le reflet de la santé financière de votre entreprise.  

Il présente plusieurs objectifs :  

  1. Prévoir vos dépenses (charges d’exploitation, charges externes, frais de personnel…)
  2. Identifier vos recettes (vente, prestations de services, production stockée…)  
  3. Anticiper les évolutions de coûts 
  4. Intégrer les sources de financement externes 

Il y a des postes de dépenses que vous allez sous-évaluer, ou au contraire surévaluer et c’est normal.  

La surévaluation 

Contrairement à ce que l’on peut laisser entendre, ne gonflez pas vos dépenses. Vous pouvez vous laisser une petite marge de sécurité, mais de manière générale il vaut mieux coller au plus près de vos prévisions réelles. Prévoyez plutôt une réserve pour ne pas subir trop lourdement une augmentation soudaine des charges par exemple.  

La sous-évaluation 

Ne sous-estimez pas non plus, un budget trop limité sera une source de problème impliquant d’annuler certains projets et investissements. Lors de la construction de votre budget et de vos projets, l’analyse des facteurs de risques est là pour éviter ce genre de situation pouvant porter préjudice.  

Avec quel outil établir son budget ?

Vous pouvez réaliser votre budget prévisionnel sous Excel mais, la tâche est fastidieuse, longue et surtout vous devez avoir des compétences en modélisation financière pour éviter le retraitement manuel de vos données provenant de multiples sources. Vous pouvez également avoir recours aux services d’un expert-comptable pour vous décharger du travail, mais cette solution est particulièrement onéreuse.  

Enfin, il existe des solutions de Business Intelligence pour vous aider à élaborer votre budget prévisionnel. Elles vous vous permettront de constituer l’ensemble de vos reportings, vos états financiers, votre budget et d’assurer le suivi de votre trésorerie sereinement. 

Comment MyReport peut vous aider ?

MyReport est une solution de Business Intelligence conçue pour centraliser, analyser et partager toutes vos données et prendre de meilleures décisions. Ce type d’outil accompagne le service financier dans l’ensemble de ses fonctions : 

  • Le pilotage de la performance
  • La contribution à la stratégie de croissance 
  • L’optimisation des processus 
  • La maîtrise des risques 
  • La gestion des talents 

Avec MyReport, vous analysez à la fois de manière globale et pouvez aussi entrer dans le détail de vos données. En ayant accès à l’ensemble de l’historique des données, vous analysez et ajustez en temps réel. Et, on le répète, la notion de temporalité est indispensable dans la création du budget !

MyReport vous fait gagner en temps et en performance. Plus besoin de passer des nuits à aller chercher les données dans diverses sources de données ou à squatter le bureau de votre service informatique pour demander les accès en ne sachant pas si la donnée est fiable. Vous allez construire votre budget à partir d’un capital data fiable, sécurisé, gouverné et accessible en temps réel. Votre service financier sera désormais autonome dans la gestion de l’information et agile.  

MyReport vous donne également la possibilité de créer un référentiel de données unique avec un vocabulaire précis et commun à tous. Prenons l’exemple du chiffre d’affaire. Bon nombre de sociétés disposent de services métiers ayant chacun leur propre définition du chiffre d’affaires. Résultat ? Ils passent plus de temps en réunion à commenter les chiffres et à se demander qui possède la bonne information plutôt qu’à piloter et prendre des décisions. 

Un référentiel indispensable 

Une fois que vous savez comment établir son budget prévisionnel, il devient un support indispensable. Votre budget est un des outils qui permet de savoir si l’année s’annonce positivement ou non, pour ensuite mieux orienter vos décisions.  

Vous devez le consulter régulièrement pour réagir. Comme par exemple supprimer des investissements si vous constatez que votre chiffre d’affaires ne décolle pas et inversement, distribuer par exemple plus de budget à un service ou des primes exceptionnelles aux collaborateurs.  

Ce référentiel vous permettra d’identifier les baisses d’activités et de déterminer les mesures préventives le cas échéant.  

L’établissement d’un budget prévisionnel que vous créez et pilotez à partir d’une solution décisionnelle vous permet d’anticiper, de piloter, de partager et de réajuster les décisions nécessaires au développement de l’entreprise. 

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