Généralités 

 

La collaboration entre la société « Report One » et ses tiers, impose que ceux-ci nous confient des données à caractère personnel.  Que ceux-ci soient clients, partenaires distributeurs ou prospects, Report One s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour mériter la confiance qui lui est accordée et met en place une politique de confidentialité qui s’inscrit dans la démarche imposée par le RGPD.

Cette politique sera partagée par tous les intervenants agissant directement ou indirectement dans le réseau de distribution de Report One.

A ce titre et concernant le cas particulier de la société « MyPortal ».

Celle-ci ayant confié la sous traitance de l’ensemble de ses activités et prestations à la société « Report One » dans le cadre d’une convention spécifique, l’ensemble des clauses évoquées dans le présent document s’appliquent de fait à la société « MyPortal ».

Pour s’inscrire dans le cadre de cette réglementation, Report One a pris en compte les notions de confidentialité et de sécurité dans ses processus et son organisation et envisagé des mesures techniques et organisationnelles qui respectent les droits relatifs à la protection des données personnelles.

Nous décrivons ici les règles concernant cette politique de confidentialité inhérentes au recueil, au consentement, à la gestion, au traitement et au stockage et le cas échéant au partage des données personnelles utilisées dans le cadre de nos services.

Une « donnée personnelle » désigne une information concernant une personne physique identifiable

 

Le consentement :

 

Le consentement est recueilli en s’inscrivant à nos services ou en remplissant un formulaire de contact sur nos différents sites, applications partagées et outils de communication.

Le consentement est également recueilli sur les différents formulaires papiers qui nécessiteraient la fourniture de données personnelles qui pourraient être utilisées dans le cadre de nos services.

Ainsi, l’utilisateur convient et accepte que Report One puisse recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles soumises en conformité avec les règles exposées ci-après.

En donnant son consentement, l’utilisateur conserve également le droit de rectification, le droit à l’oubli et/ou le droit à la suppression de ses données personnelles.

Cette politique ne concerne que les données personnelles qui sont collectées par la société Report One, société par actions simplifiées immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 437 895 766vet dont le siège social est sis 11 Villa Gaudelet 75011 Paris.

Elle concerne également les données collectées par la société MyPortal, société par actions simplifiées immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 801 182 494 et dont le siège social est sis 11 villa Gaudelet 75011 Paris

 

Données collectées sur le site

 

Lorsqu’un tiers s’inscrit à nos services, les données suivantes sont collectées et traitées :

  • Email, civilité, prénom, nom, adresse, cas échéant, mot de passe, adresse postale, numéro de téléphone, adresse(s) IP et nom de domaine…
  • Données de connexion et données de navigation

Liste non exhaustive qui pourra évoluer selon les activités et actions mises en œuvre par Report One.

N’en ayant pas l’utilité, Report One fait le choix de ne pas demander ni vouloir traiter des données personnelles dites sensibles au sens des recommandations de la CNIL soit :

  • Identifiants gouvernementaux (comme les numéros de sécurité sociale, de permis de conduire ou les numéros d’identification de contribuable)
  • Les numéros de carte de crédit
  • Les numéros de comptes bancaires personnels
  • Les informations médicales
  • Les informations d’ordre ethniques
  • Les informations liées aux orientations sexuelles

Si ce type d’information est demandé, sans que l’utilisateur en soit informé au préalable par nos services, l’utilisateur est obligatoirement confronté à un site malveillant imitant la charte de Report One.

 

Finalités des traitements

 

L’objectif principal de la collecte de données personnelles est d’offrir une expérience sûre, optimale, efficace et personnalisée. A cette fin, nous demandons systématiquement l’acceptation de nos tiers afin que nous puissions utiliser leurs données personnelles pour :

  • Fournir nos services et en faciliter le fonctionnement.
  • Résoudre les éventuels problèmes afin d’améliorer l’utilisation de notre site et de nos services.
  • Personnaliser, évaluer, améliorer nos services, contenus et documentation.
  • Analyser le volume et l’historique de l’utilisation de nos services.
  • Informer sur nos services et ceux de nos partenaires.
  • Empêcher, détecter et enquêter sur toutes activités potentiellement interdites et illégales ou contraires aux bonnes pratiques, et assurer la conformité avec nos conditions générales d’utilisation et d’exploitation de nos solutions.
  • Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Pour les clients qui se sont inscrits directement sur notre site ou notre portail collaboratif, nous traitons leurs données pour l’exécution du contrat de fourniture et de prestation de services.

Newsletter et emails marketing

Pour nos newsletters, nous traitons les données personnelles sur la base du consentement explicite que l’utilisateur a donné à cet effet.

Un lien de désinscription est inclus dans chaque newsletter et email marketing.

Pour nos tiers prospects ou client qui ont explicitement choisi de recevoir notre newsletter sur l’actualité de Report One, MyReport, MyPortal (liste non exhaustive), ceux-ci peuvent facilement se désinscrire en suivant les liens de désinscription figurant dans chacun de ces emails.

Emails statistiques 

Sans que cela soit systématique, nous pouvons analyser et traquer les différents taux d’exploitation statistique de nos activités marketing et le nombre d’emails envoyés afin de mesurer la performance de nos campagnes emailing.

Témoignages

Report One peut le cas échéant publier sur ses sites et interfaces de communication avec son réseau, une liste de Clients & Témoignages comportant des informations personnelles. Report One s’engage à obtenir l’autorisation de chaque acteur cité, avant publication sur le site de tout témoignage.

 

Destinataires des données personnelles

 

Les données personnelles sont collectées sur nos différents supports et sont à la propre utilisation par Report One.

Cependant, elles peuvent être transmises aux sociétés faisant partie de l’écosystème d’activité auquel Report One peut faire appel dans le cadre de l’exécution de ses services. Report One assure la conformité avec les exigences de protection des données pour toutes ses sociétés sous-traitantes.

Chacune d’entre elle est destinataire de notre charte de traitement des données personnelles et s’engage explicitement à la respecter au travers de l’acceptation de nos conditions générales d’utilisation.

Report One ne vend ni ne loue les données personnelles à des tiers à des fins de marketing.
Report One s’engage à informer immédiatement le propriétaire des données personnelles en tant que personne physique, dans la mesure où les informations auraient été transmises dans le cadre d’une demande légale des autorités administratives ou judiciaires qui requiert la fourniture de ces données.

 

Les droits à la protection des données

Conformément à la loi Informatique et Libertés et le Règlement Européen Général sur la Protection des Données 2016/679 (RGPD), nos tiers disposent des droits d’accès, de rectification et de suppression des données personnelles les concernant. Ils peuvent exercer ce droit sur simple demande selon les moyens suivants :

Faire valoir ses droits :

Contacter le DPO de Report One

  • A l’adresse mail : rgpd@report-one.com
  • Par courrier recommandé adressé à Report One – DPO – 11 Villa Gaudelet 75011 Paris.

Les requêtes seront traitées et les demandeurs informés dans les 60 jours.

 

 Cookies/Tracking

 

Certaines données sont collectées automatiquement du fait des actions sur le site. En règle générale, Report One utilise les cookies et le tracking aux fins d’améliorer et personnaliser le site et/ou en mesurer l’audience.

Les cookies utilisés par Report One ont pour finalité de permettre ou faciliter la communication, de permettre la fourniture des services demandés par les utilisateurs, de reconnaître les utilisateurs lors d’une prochaine visite.

Conformément à la réglementation applicable, Report One requerra l’autorisation avant d’implanter tout autre type de cookies sur un disque dur. Par défaut les navigateurs acceptent tous les cookies.

A l’occasion d’une navigation sur des sites tiers faisant de la publicité sur le site de Report One, ou éventuellement, lors de la visualisation de ces publicités, des cookies peuvent être créés par les sociétés diffusant ces publicités.

Des tiers pouvant utiliser des cookies dans le cadre des services de Report One (partenaires ou autres tiers fournissant du contenu ou des services disponibles sur le site de Report One) sont responsables des cookies qu’ils mettent en place et ce sont leurs dispositions relatives aux cookies qui s’appliquent.

Report One n’assume aucune responsabilité quant à l’éventuelle utilisation de cookies par ces tiers. Pour plus de précisions, il vous est conseillé de consulter directement sur ces sites annonceurs ou tiers leur politique en matière d’utilisation de cookies.

 

Données fournies par des tiers

 

Dans le cadre de ses services, Report One met en œuvre la création de campagnes emailings basées sur des listes de distribution fournies par des partenaires distributeurs. Ainsi Report One a accès à toutes les informations contenues dans les listes de distributions d’emails.

Les données sont stockées sur l’application de CRM Propriétaire, hébergée sur des serveurs sécurisés administrés par Report One.

Seul un nombre restreint de personnes autorisées appartenant ou œuvrant pour les services marketing peuvent avoir accès aux listes de distribution, notamment à des fins de service de support.

En aucun cas Report One ne vend, partage ou loue les listes de diffusion qui lui sont fournies, à des tiers, ni ne les utilise à des fins autres que celles exposées aux présentes. Report One utilisera les informations des listes de distribution fournies par ses distributeurs, seulement pour des exigences légales, et aux fins de fournir le service attendu.

En tant que créateur des listes de diffusion et des campagnes d’e-mailing associées, nos distributeurs sont responsables du traitement au sens du RGPD, et à ce titre, Report One n’agit dans ce cas qu’en qualité de prestataire de services. A ce titre, il appartient à nos distributeurs et sous-traitants notamment de :

  • Procéder à toutes les déclarations nécessaires auprès de la CNIL ou autre autorité de contrôle,
  • Se conformer à toute réglementation en vigueur, y compris les lois sur la protection des données,
  • Recueillir le consentement explicite des personnes concernées lors de la collecte de leurs données personnelles,
  • De s’assurer que l’autorisation d’utiliser les données personnelles collectées soit conforme aux finalités recherchées.

 

Conservation des données

 

Report One collecte les données personnelles pour les besoins de l’exécution de ses obligations contractuelles de fourniture et de service.

Cette collecte a également pour but de traiter de façon analytique et statistique des informations sur la façon et la fréquence d’utilisation de nos services.

Ainsi ces données sont conservées dans des bases de données actives, des fichiers journaux ou d’autres types de fichiers tout le temps de l’utilisation de nos services.

Les données personnelles sont accessibles tant que le compte de l’utilisateur reste actif et pour une période qui peut varier selon le type de données concernées.

 

Lieu de stockage des données et transferts

 

Les serveurs d’hébergement sur lesquels Report One traite et stocke les bases de données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne.

Sécurité

Dans le cadre de ses services, Report One accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données personnelles de ses clients.

Ainsi, et conformément au RGPD, Report One s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

A cette fin, Report One met en œuvre les mesures de sécurité standard de l’industrie pour protéger les données personnelles d’une divulgation non autorisée.

Par ailleurs, afin d’éviter notamment tout accès non autorisé, de garantir l’exactitude et une bonne utilisation des données, Report One a mis en place des procédures électroniques, physiques et d’encadrement appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies à travers ses services.

Malgré tout, personne ne peut se considérer comme étant complètement à l’abri d’une attaque illicite et frauduleuse. C’est pourquoi dans le cas de faille de sécurité, Report One s’engage à informer ses tiers dès que possible et à faire ses meilleurs efforts pour prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l’intrusion et en minimiser les impacts.

Dans le cas où nos tiers subiraient un dommage les domaines de responsabilité sont précisés dans nos Conditions Générales d’Utilisation.

Il convient de garder à l’esprit que tout utilisateur, client ou pirate découvrant une faille de sécurité et l’exploitant s’expose à des sanctions pénales et que Report One prendra toutes mesures, y compris par le biais d’un dépôt de plainte et/ou d’une action en justice, pour préserver les données et droits de ses utilisateurs et les siens et d’en limiter l’impact au maximum.

Mots de passe de comptes

Report One a fait le choix d’appliquer les recommandations de la CNIL concernant le niveau de sécurité des mots de passe qui pourraient être demandés, les mots de passe des comptes doivent contenir au moins 8 caractères, dont une majuscule et une minuscule, un chiffre et 1 caractère spécial.

 

Modification de la politique de confidentialité

 

Report One se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur.

Nous recommandons de vérifier ces règles périodiquement afin de rester informé de nos procédures et règles concernant les informations personnelles.