3 étapes clés pour repenser votre reporting financier avec la business intelligence

Le reporting financier : il est incontournable dans toutes les entreprises ! Evidemment, il est au cœur du fonctionnement économique et des décisions que prennent ses dirigeants et actionnaires. Et pourtant, combien d’entreprises font le triste constat d’une faible performance dans leur processus de reporting ? manque de fiabilité, délais inadaptés, faible évolutivité et coûts de production sont les principaux défauts que nombre de directeurs financiers, directeurs généraux ou directions opérationnelles reprochent à leur système.

C’est le triste constat que font les directions financières elles même lorsqu’elles passent près de la moitié de leur temps à produire le reporting, au détriment de l’analyse (30% du temps) et de la communication auprès des opérationnels (20%)[1]

Si les outils de business intelligence apportent en la matière nombre de solutions, et plus particulièrement en matière de présentation des données, encore faut-il ne pas céder aux seules sirènes de la restitution. Voici quelques conseils pour bien (re)penser, l’efficacité de votre reporting financier en quelques points clés.

[1] Etude du cabinet Deloitte « reporting in a digital world” parue sur le site Deloitte

Faire évoluer le reporting financier  pour l’aligner au « business model » de l’entreprise

Le  reporting est trop souvent perçu comme « une obligation ». De nombreux collaborateurs se sentent « contraints » par ses échéances et n’en perçoivent pas toujours l’utilité. Voilà une première opportunité ! De quoi ont besoin les managers de votre organisation ? Quels sont les questions qu’ils se posent et en quoi le reporting financier peut-il les aider ? Que souhaitent-ils vraiment piloter ? Mettre en avant ces indicateurs clés de leur métier constituera la première plus-value de votre démarche et vous permettra d’aller à l’essentiel de leurs préoccupations. Et pas besoin d’être exhaustif du premier coup ! Mieux vaut remporter rapidement de petits succès. Le dialogue n’en sera que plus facilement établi et plus efficace.

 

Automatisez tout ce qui peut l’être ! la BI est là pour ça !

… La collecte et la transformation des données….

Il n’y a pas de secret. Votre obligation de publier, mais aussi d’expliquer, de remonter la ou les pistes d’audit, de vérifier la cohérence, la concordance des informations… Tout cela doit vous conduire à organiser et surtout automatiser la collecte des données et les différentes opérations de transformation de toutes les informations de votre reporting.

La création d’un entrepôt de données constitue donc un incontournable dans ce dispositif . L’entrepôt est non seulement le socle de votre reporting financier, mais aussi de tous les automatismes de production, de contrôles de qualité et de cohérence et même de présentation de votre reporting.

C’est à cette étape que vous déterminez vos sources de données, le vocabulaire à employer, les données de référence (par exemple un plan de rubriques, un plan de consolidation, Le fichier clients, etc.). C’est l’étape la plus importante du dispositif car elle garantit non seulement la fiabilité, mais aussi la maîtrise du processus et son évolutivité.

…Le contrôle de fiabilité et les alertes …

Ainsi, non seulement vous formalisez et précisez la construction de l’information, mais vous développez également le système d’alertes vous permettant d’éviter les dérives et de maintenir la qualité de votre dispositif. En amont de la publication, soyez alerté ou alertez lorsque, par exemple, le CA de la comptabilité ne colle pas avec le CA de la gestion commerciale… ou lorsqu’une variation de chiffres est trop importante entre deux exercices : il y a peut-être eu erreur d’imputation ?

Le choix de votre outil de business intelligence est primordial à ce stade. Plus la construction de votre entrepôt de données est automatisée, plus votre reporting sera fiabilisé, juste à temps et évolutif.

Adaptez les outils de publication en fonction des collaborateurs

Le plus gros défaut de nombre de systèmes de reporting, c’est le doute. C’est souvent ce que l’on reproche à Excel. Chacun arrive avec « son tableau » et « ses chiffres ». Ne laissez plus la part aux interprétations et soyez le garant de « la vérité ». Du « rapport annuel imprimé » à l’application mobile présentant des graphiques essentiels, votre reporting peut prendre plusieurs formes en fonction du contexte dans lequel il est utilisé. Présentez le sous forme graphique en réunion pour aller à l’essentiel, ou en mobilité pour faire réagir les opérationnels qui le consultent depuis leur smartphone. Faîtes des tableaux, ou des listes, pour détailler ou expliquer tel ou tel indicateur.

Organisez la publication et les accès à votre reporting de façon à en adapter la forme et la navigation aux différents usages que vos interlocuteurs. Cette démarche facilite grandement son adoption en tant qu’outil et support de la prise de décision. « Cerise sur le gâteau » : cela valorise ainsi souvent les fonctions du contrôle de gestion auprès des opérationnels.

Conclusion : transformez votre reporting financier et mettez en avant votre rôle de conseil et d’accompagnateur de la performance de votre entreprise.

Car c’est bien à cela qu’aspirent nombre de directions financières ou du contrôle de gestion. Si l’on en croit l’enquête menée par PWC,  « le pilotage de la performance reste la priorité n°1 en 2019 » pour 72% des interlocuteurs interrogés. [2]

Alors que la transformation digitale touche de nombreux processus opérationnels, celle du reporting financier contribue à coup sûr à la maîtrise des décisions dans l’entreprise, à l’agilité de sa transformation et à une image positive et plus opérationnelle de la fonction finance.

[2] Enquête PWC « Priorités 2019 du directeur financier » publiée sur le site PWC.fr