Automatiser la production des indicateurs financiers clés : les enjeux

On a, encore aujourd’hui, tendance à mettre sur le dos d’Excel tous les maux d’un reporting financier peu fiable, en retard, complexe et n’évoluant que très peu… S’il est vrai que 88% des feuilles excel comportent des erreurs de calcul ou de cohérence, c’est bien parce qu’on fait faire à Excel ce pour quoi il n’est pas fait !

 

Automatiser la production de la donnée : la clé de la réussite !

Les solutions de business intelligence apportent depuis longtemps tous les moyens de collecter la donnée automatiquement depuis les applications de toutes sortes : financière d’abord comme la comptabilité, l’analytique, les immobilisations, la trésorerie etc…mais aussi (pour les croiser) avec les autres outils comme la gestion commerciale, des achats ou de la paie…

Mais il ne faut pas réduire la BI à un simple extracteur de données. Au dela de la collecte, de nombreuses opérations du reporting, lorsqu’elles sont faites dans Excel, sont génératrices d’erreurs et de temps passés inutiles et là encore, la « business intelligence » apporte son lot de fonctionnalités pratiques (indispensables quand on y a gouté !):

  • Gérer un plan de rubriques, chapitres, etc… et l’associer automatiquement au plan comptable,
  • Déduire l’exercice, le trimestre, quarter, etc… depuis une date comptable, date d’échéance ou de lettrage…
  • Contrôler la cohérence des affectactions analytiques d’un compte général (ou l’inverse)
  • Gérer un taux de change de reporting pour la consolidation de données de filiales étrangères,
  • Associer des données de granularité différente : le budget mensuel (par rubrique, secteur…) avec les écritures comptables quotidiennes….

Autant d’exemples d’automatisation de la transformation ou de l’enrichissement de la donnée, mais aussi du contrôle de la qualité de données très souvent éparses et pas toujours homogènes dans les différents outils de la direction financière.

Toutes ces opérations qui facilitent l’audit, la traçabilité et la cohérence des données financières sont proposées par la Business Intelligence dans la constitution d’un entrepôt de données ainsi fiabilisées, complétées, contrôlées dès l’amont (avec les alertes).

Cet entrepôt constitue ainsi la base unique d’informations à partir de laquelle la Direction Financière peut s’appuyer pour exercer non seulement sa mission d’audit et de contrôle, mais aussi de publication et d’alerte auprès des métiers.

Et cela ne s’arrête pas là ! Sur la base de données ainsi constituée, il est aussi possible d’automatiser la restitution des données et là encore, d’obtenir des rapports ou des tableaux de bord agréables à lire, utilisant graphiques et tableaux interactifs, respectant une charte graphique automatisée, etc…

Données maîtrisées ? DAF apaisée !

Evidemment ! Au-delà du gain de temps, c’est surtout de valorisation des collaborateurs et du rôle de la direction financière dont il s’agit et l’automatisation y est pour beaucoup puisqu’elle permet de

  • Réduire les coûts de production du reporting et améliorer la réactivité par le gain de temps,
  • Facilite l’évolution indispensable du reporting afin de rester aligné sur les objectifs corporate et business modèle de l’entreprise
  • Valorise les collaborateurs par l’élimination de taches inutiles et répétitive et renforce le rôle de la direction financière auprès des métiers

Et il ne s’agit pas forcément que de reporting. Les données opérationnelles peuvent ainsi être partagées en toute maîtrise : situation d’un compte client ou d’un compte fournisseur ou extraits de comptes peuvent être publiés (automatiquement ou lorsqu’une alerte est nécessaire) en lien direct et éviter ainsi les demandes incessantes auprès des collaborateurs de la DAF.

La BI pour maîtriser les données ET la production du reporting !

Les directions financières sont par nature les précurseurs dans le long parcours de la maîtrise des données de l’entreprise et les outils de business intelligence sont souvent implémentés pour servir les besoins du reporting financier dans un premier temps. Mais n’oublions pas l’essentiel : il ne s’agit pas que de présentation et de design ! Le vrai enjeu d’un reporting automatisé : c’est la data !

 

Vous aussi gagnez du temps en automatisant vos reportings et gagnez jusqu’à 2 jours de travail dans le mois en testant MyReport Freemium!

TESTER GRATUITEMENT